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Erfolgreich Aufgaben erledigen

 

Ob nun das Lernen für die nächste Klausur, der Arzttermin nächste Woche oder den Online-Test, den du noch unbedingt machen musst. Schnell sammelt sich eine Vielzahl an Aufgaben, doch wie den Überblick behalten und gleichzeitig effektiv arbeiten?

Wir haben dir ein paar Methoden und Tipps zusammengestellt, wie du eine ToDo-Liste erstellen, sortieren, priorisieren und schließlich deine Aufgaben abhaken kannst.

 
To Dos festlegen

Du sitzt am Schreibtisch und hast dir vorgenommen heute was zu machen, weißt aber nicht so richtig wo du anfangen sollst? Wir haben dir ein paar Tipps zusammengestellt, mit denen du deine ToDo-Liste erstellen und sortieren kannst.

Fange damit an alle zu erledigenden Aufgaben für die Woche aufzuschreiben. Hierbei spielt es erstmal keine Rolle, ob es sich um den Putz der WG-Küche oder die Vorbereitung auf die nächste Klausur handelt. Scheue also nicht davor zurück auch Langzeit-Aufgaben oder Ziele, wie jeden Tag Yoga machen, deiner Liste hinzuzufügen.

 

Organisiere dann die Punkte auf deiner ToDo-Liste nach Kategorien. Diese kannst du natürlich individuell anpassen, aber hilfreich könnten Kategorien wie Uni, Arbeit, Wohnung oder Verwaltung sein. So behältst du einen besseren Überblick was noch zu erledigen ist.

 

 

Versehe deine Aufgaben mit Prioritäten – übergreifend über alle Kategorien. Aber zunächst ist es hilfreich, sich zu überlegen was wann erledigt sein muss, um deine Aufgaben besser planen zu können. Suche dir z. B. Daten für die Abgabe von Hausarbeiten oder Klausurtermine raus, um so die Dringlichkeit bestimmen zu können.

 

Motiviere dich durch das Erledigen von Aufgaben, um in einen Handlungsmodus zu kommen – auch wenn Sie nicht die erste Priorität haben. Es kann helfen mit kleinen Aufgaben anzufangen, die nicht mehr als 5 Minuten Zeit kosten, z.B. Geld überweisen oder die Waschmaschine anstellen, so kannst du den ersten Punkt von deiner Liste streichen und dich mit einem guten Gefühl den größeren Aufgaben widmen.

 

So jetzt hast du eine lange Liste an Aufgaben, aber was nun? Um sie abzuarbeiten, gibt es verschiedene Strategien, die wir dir vorstellen möchten.

Die Salamitaktik
 

Das Problem

Wenn deine ToDo-Liste aus zu vielen allgemeinen und großen Ziele besteht, die schwer schnell zu erreichen sind. Hat das zur Folge, dass Aufgaben wie etwa, das Programmierprojekt, der schriftliche Bericht, die Hausarbeit, die Vorbereitung auf eine Klausur lange auf deiner Liste stehen und scheinbar nicht abgearbeitet werden, auch wenn du schon angefangen hast. Das kann sehr demotivierend sein.

Das Vorgehen

An sich ist die Salami-Taktik sehr einfach. Der Name kommt vom Schneiden eines großen Stücks Wurst in kleinere Scheibchen. Auf deine Aufgaben-Liste bezogen bedeutet, dass du große Aufgaben in kleine Aufgaben aufteilst. So hast du eher das Gefühl Stück für Stück deine große Aufgabe zu bearbeiten und bleibst motiviert.

Beispiel

Um große Aufgaben in ihre Bestandteile aufzuteilen, solltest du eine Reihenfolge festlegen. Entweder kannst du vorwärts oder rückwärts planen.

Vorwärtsplanung

Überlege dir was der ist der erste Schritt, der zur Lösung einer Aufgabe führt? Und welche Schritte folgen darauf?

Rückwärtsplanung

Was steht am Ende und was muss dafür vorher passieren? Hier ein Beispiel für die Planung einer Hausarbeit.

Bei Gruppenarbeiten überlegt euch was müsst ihr erledigen? Und in welcher Reihenfolge, die Aufgaben zu bearbeiten sind, und wie zeitaufwendig die Schritte jeweils sind. Dann könnt ihr die jeweiligen Aufgaben untereinander aufteilen und sie mit festen Deadlines versehen.

 
 
 
 
Eisenhower-Matrix

Das Problem:

Für manche Aufgaben bietet sich die Prioritätensetzung nach Abgabefristen an, aber was wenn das kein sinnvolles Kriterium für deine Aufgabe darstellt? Mit der Eisenhower-Methode kannst du schnell und einfach deine Aufgaben nach Wichtigkeit sortieren.

Das Vorgehen:

  1. Sammle deine Aufgaben, bei dieser Methode empfiehlt sich eine ToDo-Liste für die ganze Woche. So musst du nicht jeden Tag neu priorisieren.
  2. Zeichne dir ein Koordinatensystem auf, das sollte so aussehen :
  3. Sortiere deine Aufgaben in das Koordinatensystem ein.
  4. Die einzelnen Kategorien:

Wichtig und eilig: Diese Aufgaben haben die höchste Priorität, arbeite sie deshalb möglichst schnell ab.

Wichtig und nicht eilig: Diese Aufgaben sind zwar wichtig, müssen aber nicht sofort erledigt werden, gib ihnen deshalb einen Termin bzw. trag hier deine Termine, ob Arzt oder Zoom-Konferenz ein.

Nicht wichtig und eilig: Diese Punkte auf deiner Liste sollten zwar bald bearbeitet werden, sind aber eigentlich nicht wichtig. Trage hier Aufgaben ein, die du erledigen kannst, wenn du Zeit findest oder z.B. nach deinem Arbeitstag. Hier sortierst du am besten Routine-Aufgaben, die jede Woche anfallen, hin, wie bspw. Eltern anrufen oder das Zimmer aufräumen.

Nicht wichtig und nicht eilig: Aufgaben, die du hier einsortiert hast, sind am ehesten aufschiebbar bzw. sind Freizeitaktivitäten. Diese lenken dich am Tag eher ab als weiterhelfen, wie z.B. Soziale Netzwerke oder das Bastelprojekt, das wohl noch ein bisschen warten kann

Die Übung

Probier dir das Priorisieren doch mal selber aus!

Stell dir also vor, dass der Geburtstag deiner besten Freundin kurz vor der Tür steht und du noch kein Geschenk hast. Nächste Woche wolltest du auch noch zu deinen Eltern fahren, musst aber noch die Bahnfahrt buchen. Aber eigentlich wolltest du auch noch den Keller aufräumen und deine Bücher durchgehen und aussortieren, aber kann das nicht auch noch ein bisschen warten? Du musst ja noch dringend anfangen für deine Klausur lernen und eigentlich auch anfangen für deine Hausarbeit Literatur rauszusuchen. Die Wäsche sammelt sich langsam aber sicher und die Wollmäuse übernehmen dein Zimmer. Du wolltest doch unbedingt zu deinem Yoga-Kurs gehen und dich gegen Grippe impfen lassen, bevor es zu spät ist. Und zur Entspannung hast du dir einen Gaming-Abend wohl verdient.

Zieh also die Aufgaben in die Kategorie der Eisenhower-Matrix, wo du meinst, dass sie hingehört, aber denk dran, dass es kein richtig oder falsch gibt, sondern die Einordnung aufgrund deiner persönlicher Einschätzung erfolgt.

 

18-Minuten-Regel

Das Problem:

Du hast die beste ToDo-Liste erstellt, doch weißt nicht so recht, wie du anfangen sollst? Deinem Lern-und Arbeitstag fehlt es an Struktur? Mit der 18-Minuten Methode kannst du deinen Tag planen und behältst Überblick darüber, was du schon alles erledigt hast.

Das Vorgehen:

Wenn du dich an deinen Schreibtisch setzt, nimm dir erstmal 5 Minuten Zeit, um dir deine Aufgaben für den Tag aufzuschreiben. Überlege dir, wie du genau vorgehen möchtest. Vergib also Prioritäten und markiere dir was unbedingt heute erledigt werden muss. Für diesen Vorgang kannst du sowohl die Salamitaktik als auch das Eisenhower-Prinzip benutzen.

 

Dann stelle dir einen Wecker, der zu Beginn jeder Stunde klingelt. Bei einem klassischen Arbeitstag würde er achtmal klingeln. Du kannst den Wecker natürlich individuell anpassen, wenn du Vorlesungen hast. Wenn es klingelt, bewerte dann, wie produktiv du in der Stunde gewesen bist, hast du deine Aufgaben erledigt? Und was kannst du noch verbessern? Insgesamt dauert diese Reflexionsphase 1 Minute.

 

Die Arbeit ist getan. Der Arbeitstag vorbei. Nimm dir nun wieder 5 Minuten Zeit, um deine Arbeit zu bewerten und zu reflektieren. Was konntest du alles erledigen, was du wolltest? Hast du Probleme bei deiner Arbeit gehabt und wie zufrieden bist du mit dem was du erreicht hast?

 

 

So kannst du deine Arbeitstage gut und effektiv aufteilen, um möglichst viel zu erreichen. Der Name der 18-Minuten Methode kommt von ihrer Dauer:

5 Minuten + 8 Minuten + 5 Minuten = 18 Minuten

Werkzeuge

Es gibt unterschiedliche Methoden, um eine Aufgabenliste zu erstellen und es gibt unterschiedliche Werkzeuge, um sie zu erstellen. Wir haben dir hier eine kurze (und nicht erschöpfende) Liste mit Möglichkeiten und Beispielen zusammengestellt, wie du deine Aufgaben übersichtlich sammeln kannst.

Analog:

Hier ein Beispiel wie ToDo- Listen nach den im Abschnitt ToDos festlegen empfohlenen Schritten aussehen kann. Dieses Vorgehen kann dich entlasten und dir helfen Aufgaben zu erledigen oder deinen Tag in den Semesterferien zu strukturieren. Aber fühl dich nicht schlecht, wenn du nicht alles schaffst, was du dir vorgenommen hast. Du kannst dir auch einfache Aufgaben aufschreiben oder dir nur eine Wochen-ToDo-Liste machen, um dich nicht selbst zu stressen.

Zuerst wurde eine ToDo Liste für eine große Aufgabe, wie das Lernen für eine Klausur, hier Quantitative Methoden, angelegt.

Punkte aus der großen ToDo-Liste wurden in die Wochen-ToDo-Liste übernommen und Aufgaben für die Uni oder die Renovierung des Flurs in ihre Bestandteile aufgeteilt.

Um eine Tages-ToDo-Liste anzulegen, wurden Punkte aus der Wochenliste aufgeteilt und einem Tag zugeteilt.

Im nächsten Schritt wurden die am Tag zu erledigenden Sachen priorisiert.

Digital:

Programme zum Anlegen von ToDo-Listen:

  • Todoist: Einfach und übersichtlich Listen anlegen, du kannst auch direkt große Aufgaben in Teilaufgaben untergliedern und priorisieren. Bei Gruppenprojekten kannst du spezifische Aufgaben anderen Nutzern zu teilen. Auch kannst du deine ToDo Listen ähnlich wie bei Trello, dir als Boards anzeigen lassen, und so mit der Kanban-Methode arbeiten.
  • Microsoft ToDo: Hier kannst du Listen anlegen, Outlook-Aufgaben einbinden und zwischen deinen Geräten synchronisieren. Auch kannst du dir Tages ToDo-Listen anlegen, in dem Punkte von anderen Listen einfügst, so kannst du deinen Tagesablauf gut strukturieren.
  • Trello: diese Anwendung funktioniert ausschließlich nach der Kanban-Methode, du kannst Boards sowohl für dich als auch für Gruppen anlegen. Auch Termine kannst du hier anlegen. Schau dir hier unser Tutorial zu Benutzung von Trello an.

 

 

 

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